5月, 2018年

メールは不完全なツール~送りっぱなしは危険! – “Eメール”コミュニケーション術①

2018-05-01

メールの「行方不明」事件はなくならない?

 今や「メール」と言えば、説明がなくても「e-mail」「電子メール」を指すことがほとんどですね。毎日の仕事の中で、メールを書く、あるいは読むことに費やす時間は、どんどん増えているのではないでしょうか。
 対面での会話や電話でのやり取りとは違って、メールにはメール特有の「注意すべき点」があります。ここでは、その中でも“盲点”になりがちなポイントを2つご紹介していきましょう。

 これはつい先日、私自身が“冷や汗”をかいた出来事です。
 受託した講演の予定が近づいてきました。「当日の流れなど、一両日中にメールでお知らせします」とのことで、私はそれを待って内容を組み立てるつもりでいたのです。
 ところが、約束を過ぎてもメールが届きません。先方に問い合わせてみたところ、「1週間ほど前に送った」とのお返事。しかし、こちらの記録を見てもその時期に受信したことが確認できず、迷惑メールフォルダにもなく、結局は行方不明。先方の送信記録も念のため確認してもらいましたが、間違いなく送信されているとのことで、それ以上の捜索は断念。あと少しで「重大なトラブル」につながるところでした。
 メールが「行方不明」になってしまう、あるいは大幅に遅れて届く――。皆さんもこんな経験、一度や二度ではないのでは?「なぜ、そんなことが起きるのか」については専門家に譲りたいと思いますが、私たちが考えている以上に「メールは不完全なツール」であることは間違いないようです。

フリーメールは「届かない」こともある

 これは専任講師の一人が実際に体験したことです。同様のトラブルを経験された方も多いのではないでしょうか。
 ある日、講師Aさんのところに、某企業からセミナー開催について打診するメールが届いたそうです。その企業は海外に支社がいくつもあるようなところで、「これは、ビジネスチャンス!」と、すぐに返信。その後、先方からの反応を待ってみたものの、3日経ってもメールは届きません。打診のメールに携帯の番号が書いてあったのを思い出したAさんは、恐る恐る電話を入れてみたそうです。そして判明したのは、「送ったはずのメールが相手に届いていなかった」という事実――。
 先の例と違って、このケースでは原因が分かったそうです。その原因とは、いわゆるフリーメール。Aさんはいくつかのアドレスに届いた受信メールをフリーメールである「G-mail」へ転送し一括管理。返信も「G-mail」経由で行っているのですが、それが先方のセキュリティーシステムに遮断されてしまったのです。
 もちろん、フリーメールが「すべての宛先に届かない」わけではありません(それではメールの役割を果たしませんね)。「海外に支社がいくつもある~」という規模のグローバルな企業であるだけに、セキュリティーも特に厳しかったのでしょう。
「G-mail」「Yahoo! Mail」など、本人確認も不要で無料で即座にアカウント(メールアドレス)を取得できるフリーメールは、迷惑メールやいたずら、犯罪などに使われるケースもあり、企業のセキュリティー対策の「対象」になるケースもあるのです。

送りっぱなしは危険!

 メールが「不完全なツール」である以上、こうしたトラブルを完璧に防ぐことは困難ですね。では、どうするのか――。ご紹介した2つの例にも登場しましたが、重要なメールであれば、電話との併用がオススメです。
特に初めてメールをやり取りする相手で、あなたがフリーメールを利用しているケースは要注意。2つめの事例のように“弾かれてしまう”可能性があるからです。それ以前に、フリーメールを会社の仕事で使うこと自体、避けるべきですね。

 あなたがメールを受けた場合、返信に時間がかかりそうなときには、「~取り急ぎ、メール拝受のご報告まで」など、無事に着信していることを相手に知らせるのが気配り、気働き。その際には、どのくらいで返信できるのか、併せて知らせておくのがマナーです。

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