指示の受け方

新入社員にとってほとんどの仕事は、上司の指示から始まります。上司が指示を与えるのは、あなたにその仕事をする能力があるという期待の現れです。期待に応えられるようがんばりましょう。指示に対し、積極的な姿勢を見せることが大切です。

指示の受け方~上司に呼ばれたら

(1)すぐに対応:上司に呼ばれたら、まず「はい」の返事を忘れずにすること。すぐに席を立ち、上司の元に行きます。
返事がおろそかだったり、まして、いやいやながら行くというのは、 いけません。やる気をみせましょう。

(2)メモの準備:上司のもとに行くときは、メモと筆記用具を持って行きます。これは上司の指示の内容をメモするのはもちろん、上司 に対して、指示を積極的に受け入れる姿勢を示します。

指示の受け方~上司の話を聞くとき

(3)よく聞く:上司の指示を聞くときは、最後まで注意深く聞きます。 途中で口出ししたり、早飲み込みをするのは禁物ですが、あいづちは打ちましょう。反応がないと、上司が不安になります。指示をしっ かり聞いているという姿勢を示しましょう。

(4)5W1H (3H) でメモをとる:仕事の全体を把握している上司は、 結果をいつまでに、どのように出すのか、などの指示を出していま す。上司の話を「5W1H (3H)」で整理しながら、メモをとりましょ う。複雑な手順の指示ならばなおさらです。また、数字や人の名前は忘れやすいので、メモをきちんととりましょう。

(5)質問は最後にまとめて:質問や疑問は、上司の説明が一通り済ん でからにします。無理なことは相談し、優先順位を確認して、不安 材料を残さないようにしましょう。

(6)要点を復唱して確認を求める:上司の指示について不明な点や疑問が解消されたら、その場で上司の指示内容を復唱して必ず確認します。その場合、ポイントをつかんで簡潔に伝えましょう。
この確認は、自分にとっては仕事の内容を整理でき、仕事の進め方や計画を考えるヒントになります。上司にとっては、指示が正しく 伝わっているかの確認になります。

積極的な姿勢で

仕事の指示を受けるときは、積極的な姿勢を見せましょう。嫌いだ、難しい、簡単過ぎる、向いていない、などと拒絶反応や感情的な反応は慎みましょう。どんな仕事も、会社というチームが成果をあげていくために必要なものです。自分の経験や能力にプラスになると思って取り組みましょう。

プランを立てる前に

仕事の進め方はPLAN(計画)から始まります。指示を受けたら、さっそくとりかかりたいところですが、もう一度、不明点や疑問が ないか振り返ります。思い込みや誤解をしたままで仕事を進めると、結果的に大きなミスやロスを招きます。気をつけましょう。

質問の活用:新入社員にとって、わからないことが多いのは当たり前のこと。恥ずかしいことではありません。わからないことがあれば、早めにその場で確認します。わからないまま仕事を進めて失敗すると、結果的に上司や先輩を煩わせることになります。

無責任に引き受けない:積極性があるのはいいことですが、だからといって何でも安請け合いをするのも問題です。結果的に納期に間に合わなかったり、期待されるレベルや品質を提供できないといった事態は、最初の読みが甘いためです。また、間に合わせようと急ぐために、ミスが生じることもあります。責任を持てると確信できる仕事をしましょう。

不安材料について:指示の内容に不安や無理を感じたら、素直に伝えて相談しましょう。早めの相談なら調整がききます。直前になって「できない」というのが、最も迷惑をかけることです。

優先順位づけ:同時に複数の指示を受けた場合や、他の仕事がある場合も上司に優先順位を相談して、指示を仰ぎましょう。

自分の意見を持つ:自分の意見があるときは、遠慮せずに伝えます。「こんなやり方はどうでしょう」と提案できるのは、仕事に積極的に 取り組んでいる証拠です。

プランを立てる

指示を理解したうえで、状況を把握したら、いよいよ仕事の計画を立てます。

ノートを作成:メモしたことを、もう一度整理しながらノートにきれいにまとめておくと、仕事を進めていくうえで便利です。

自分なりの創意工夫:指示をそのままに実行するのはもちろんですが、5W1H (3H)に沿って、自分なりの工夫を加えてみましょう。

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