電話の特性を知る

電話はほとんどの業務において、必要不可欠なツールです。その電話応対の良し悪しによっては、応対した人はもちろんのこと、会社の印象や信用にまで大きく係わってきます。今まで何気なく使っていた電話。ビジネスにおける電話の特性をよく理解し、自信を持って受話器が取れるよう、トレーニングしましょう。

顔が見えない

電話は相手の表情や態度が見えません。すなわち、人間の五感の中で一番大きな割合を占める“視覚”が全くなくなり、たった11%の“聴覚”のみのコミュニケーションです。“声”と“言葉”のみの会話で、会社の代表としてあなたの応対が受け止められます。対面のコミュニケーションよりも、さらに明瞭な発音、発声、丁寧な言葉づかいが求められます。

コストがかかる

インターネットの普及でIP電話を使用する企業が増えてきました。IP電話といえども、コストがかかっています。電話で話をするときは、できる限り短時間で終われるよう、簡潔でわかりやすい説明を十分心掛けてください。それが企業収益にもプラスに作用します。 事前に内容をまとめ、要領よく話す工夫が必要です。

電話の基本操作を習得する

職場の電話は、ほとんどがビジネスフォンです。家庭の電話と違って、保留や転送、外線のかけ方など、機種によってさまざまです。保留を押したつもりが、誤って電話を切ってしまった、という失敗はよく見受けられる光景です。相手の方に迷惑をかけないためにも、基本操作をきちんとマスターしておきましょう。

電話の扱いは丁寧に

電話機は会社の大切な備品です。ボタンを強く叩くように押してみ たり、受話器を置く時に乱暴に置くと、すぐに故障の原因となります。丁寧に扱うように心掛けましょう。また受話器を置く際には、「相手の電話が切れたことを確認し、さらに音を立てないよう静かに置きます。相手への見えない配慮も忘れずに。

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