報告の仕方

指示を出した上司は、仕事の進行状況をつねに気にしています。上司から催促される前に、自分から報告しましょう。報告や連絡、相談は、実際の仕事以上に大切なもの。仕事を円滑に進めるために必要で、社会人の常識です。仕事はチームワークであること を理解していれば、難しくはないはずです。「ほう・れん・そう」で覚えましょう。


ほう 報告
れん 連絡
そう 相談
早く
正しく
結果を先に
誰に
要点のみ

「ほうれんそう」は仕事のルール

仕事はチームワークで行うもの。報告・連絡・相談は、仕事をスムー ズに進めるために欠かせません。組織が複雑だったり、関連部署が 多かったりする場合はなおさらです。報告・連絡・相談は、チームの メンバーをつなぐパイプのような役割をします。報告・連絡・相談を 怠って、パイプを詰まらせることがないようにしましょう。

絶対に怠れない「報告」

指示された仕事が終了したときはもちろん、結果が出ていなくても、必ず中間報告が必要です。特に、長期間にわたる仕事の場合は、進行状況や今後の見通しを報告します。
その都度報告することにより、上司は最新の状況をチェックでき、 間違いなどを未然に防ぐことができます。
報告は、要領よくまとめるのがポイント。「~ですが」「~ですから」 などの無駄な言葉を省き、短く簡潔に述べましょう。

報告の相手:報告は、仕事の指示を受けた人(上司など)に直接するのが原則。係長からの指示に対し、課長に報告するなどは NG。 相手の立場をなくしたり、人間関係を悪くしかねません。

ミスやトラブルは直ちに報告:ミスやトラブルが発生したときに、 様子を見てから、解決してから報告しようとしないこと。かえって事態が悪化することがあります。

事実を述べる:できるだけ客観的な事実に基づいて正しい報告を心掛けます。ひとり合点や憶測は避けるべきです。感情的になるのもNG。自分の意見があるときは「これは私の意見ですが」と一言添えて、意見と事実を区別しましょう。

結論から先に:相手がまどろっこしく思わないよう、先に結論を述べます。そのあとで、理由、背景、対策などを説明します。

口頭か文書か:簡単な内容や急ぎの報告は口頭で。複雑な内容や記録として残す必要がある場合は、箇条書にするなど要点をまとめた文書を作成します。

変更の報告:状況が変わって計画に変更が必要なときや、予定外の事態が起きて約束の期日に間に合いそうにないとき なども、すぐに報告し、対処の方法を相談します。

ささいなこともこまめに:苦情電話の内容や取引先のようすなど、仕事にからんだ問題や情報は「ささいなこと」と自分で勝手に判断せず、こまめに報告します。

終了の報告:指示された仕事が終了したら、相手に催促される前にすみやかに、自分から報告します。

まめにする「連絡」

連絡は、うっかり怠ると思わぬ迷惑をかけるものです。仕事はチー ムワーク。連絡は、周囲の人への気配りでもあるのです。連絡をこ まめにするのはもちろん、聞き逃さないように気をつけましょう。

横の連絡:社内や部署で共有する連絡や情報は聞き逃さないように気をつけます。自分だけ取り残されることのないように。

こまめに連絡:周囲の人には自分から予定や現状を伝えるようにしましょう。「○○社さんと取引が進行中なので、電話があったらよろしくお願いします」「資料は会議室の棚にはいっています」

外出先からの連絡:外出が長引いたり、変更があるときは速やかに 連絡を。あなたの帰社予定をあてにしている上司や同僚、お客様がいるかもしれません。

壁にぶつかったら「相談」

仕事の進行上うまくいかないことがあれば、1人で悩んだり、抱え 込んだりせず、上司や先輩に早めに相談しましょう。

相談内容を整理:どんな問題が起きているか、どんな対策をしたか、何に悩んでいるかなどを整理しておくと、相手も相談に乗りやすくなります。

タイミング:急を要するもの以外は、相手が忙しいときは避けます。

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