伝言メモの書き方

伝言を受ける際、たとえ簡単な内容であっても、記憶に頼ることは禁物です。必ず、メモを取る習慣をつけましょう。

電話専用の伝言メモを用意。

周りにある書類や封筒の裏などに走り書きしただけでは、後から見てわからなくなってしまいます。内容を正確に伝えるためにも、きちんとした伝言メモを用意しましょう。

相手の情報は正確に。

相手の社名や名前は正確に聞き取ること。はじめに聞いただけでは、話が終わるころには、忘れてしまう場合もあります。最後に「恐れ入ります。もう一度、お名前をお願いできますでしょうか。」と尋ねましょう。

相手の電話番号も聞いておく。

取引先であれば、電話番号はわかっているはずですが、その場で記しておけば、調べたりせずにそのまま折り返し電話をすることができます。「念のため、お電話番号をお願いできますでしょうか」と尋ね、伝言メモに書き留めておきましょう。