電話のかけ方の基本

電話をかけるときは、まず先方の都合を考慮すべきです。急用でない限り、就業時間外やお昼時は避けるようにしましょう。また一般的に、休み明けの午前中(9〜10時)や夕方17時前後は忙しい時間帯にあたるため、特に配慮が必要です。

ポイント

  1. 事前準備は入念に。
    相手先電話番号・部署名・肩書き・名前などはもちろんのこと、用件の内容や話す順番なども事前にきちんと整理しておく。
  2. 相手先の確認をしましょう。(番号を間違えないよう正確に。)
    「○○会社様でしょうか。」
  3. 自分の名乗りは明るく、丁寧に、はっきりと。
    「私、△△会社の××と申します。」
  4. 挨拶を忘れずに。
    「いつもお世話になっております。」など。
  5. 相手の都合を確認しましょう。
    「ただいま、お時間よろしいでしょうか。」など。
  6. 用件を伝えるには。
    「本日は○○の件でお電話いたしました。」など。
  7. お礼の言葉を忘れずに。
    「お時間をいただき、ありがとうございました。」など。
  8. プラスαの一言を。
    「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」「何かございましたら、遠慮なくおっしゃってください。」など。
  9. 相手の電話が切れたことを確認し、さらに静かに受話器を置きましょう。
手順 ポイント 会話例
電話をかける前の事前確認 話す内容の要点をまとめる。
相手に伝わりやすいように話す順序を考える。
必要な書類は手元に用意する。
電話をかける 相手が忙しい時間帯は避ける。
相手の会社名を確認 相手の会社名・名前の復唱確認をする。 ○○会社様でしょうか。
自分の会社名、名前を名乗る=前ハート 明るく、丁寧に、はっきりと。
ふさわしい挨拶をする。
△△会社の××と申します。
いつもお世話になっております。
名指し人を告げる 相手も仕事中なので、はじめにクッション言葉をつけ加える。 お忙しいところ恐れ入ります。
◇◇様はいらっしゃいますか。
用件を話す 順序よく明確に。
相手の理解の様子を伺う。
5W1hに基づいて話すとわかりやすくなる。
本日は○○の件でお電話いたしました。
終わりの挨拶をし、受話器を置く=後ハート ふさわしい挨拶
相手が切ってから、静かに置く。
お時間をいただき、ありがとうございました。
それではよろしくお願いいたします。

相手が不在の場合は…

電話をかけたときに、相手が不在ということはよくあるケースです。
外出中あるいは会議中など、状況はさまざまですが、席に戻る時間を確認し、あらためてこちらからかけ直すのか、折り返し電話をもらうのか、伝言を頼むかをその場で伝えなければなりません。
基本的に、こちらの用件で電話をかけているのですから、不在の場合はあらためてこちらからかけ直します。戻る時間を聞いてから「それでは、あらためてこちらからご連絡いたします。」などと伝えます。折り返し電話をもらう場合は、相手の戻る時間がはっきりしない、または急用のときなどに、「大変恐縮ですが、お戻りになりましたら、ご連絡をいただけるようお伝えいただけますか。」などとお願いします。
伝言を頼む場合は、用件を簡潔にまとめ、「おことづけをお願いしてもよろしいでしょうか。」と断ってから、わかりやすく伝えましょう。最後に自分の名前を名乗り、取り次いでくれた人の名前を聞いておくことで、伝言に対する取次人の責任がより強くなります。

携帯電話にかけるとき

緊急の用件で相手の会社に電話をかけたが、不在だった場合…その人の携帯電話の番号を知っていたら、すぐにかけても構いません。さらに、携帯電話がつながらなかったときのために、会社の取次人にも念のため、伝言をお願いしておきます。「◇◇さんの携帯電話にご連絡させていただきますが、念のため、ご伝言もお願いしてよろしいでしょうか。」と伝えます。

携帯電話の注意点

  1. 公共の交通機関内や歩きながらの使用はしない。:周囲への迷惑や秘密保持のため、パブリックスペースではできるだけ使わない。
  2. 聞き取りにくかったり、途中で切れてしまうことを想定しておく。:「今、携帯電話からですが」などと一言断っておく。
  3. 電話料金が割高であることを承知しておく。:コスト意識を持つことが大切。
  4. 着信メロディは使わない。:ビジネスシーンでは不適当。
  5. マナーモードを活用する。:会議中などは、電源を切っておくか、マナーモードにしておく。
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